Controle de contas a pagar em 5 passos simples
O controle de contas a pagar é uma das atividades mais importantes para a gestão financeira. Saiba como fazer em seu negócio!
Você já se sentiu como se estivesse em um labirinto financeiro, sem saber para onde ir, o que fazer e como sair?
Se você é um prestador de serviços, provavelmente já passou por essa situação.
Afinal, gerenciar as finanças de uma empresa de serviços não é uma tarefa fácil. São muitas contas a pagar, receitas incertas, impostos complicados e fornecedores exigentes.
Mas não se preocupe, pois há uma saída para esse labirinto: o controle de contas a pagar.
O controle de contas a pagar é uma ferramenta que te ajuda a organizar as suas obrigações financeiras, evitar problemas e aproveitar oportunidades.
Com ele, você pode ter uma visão clara da sua situação financeira, bem como mais informações para planejar o seu fluxo de caixa.
Portanto, neste artigo, vamos te mostrar como fazer um controle de contas a pagar em 5 passos simples.
Vamos lá?
O controle de contas a pagar é importante para prestadores de serviços?
A resposta é sim! O controle de contas a pagar é fundamental para qualquer tipo de empresa, mas especialmente para as que prestam serviços.
Isso porque essas empresas têm algumas características que exigem uma atenção maior com as finanças, como a sazonalidade da demanda, que pode variar conforme o mercado e a época do ano.
Além disso, alguns prestadores podem sentir dificuldade de prever os custos fixos e variáveis, uma vez que eles dependem do volume e da complexidade dos serviços prestados.
E não podemos esquecer da cobrança de impostos e obrigações tributárias específicas para cada regime e atividade.
Nesse sentido, o controle de contas a pagar é essencial para que o prestador de serviços possa ter uma visão clara da situação financeira da empresa.
Assim, é possível saber quanto tem a pagar e a receber em cada período, e evitar o endividamento e o descontrole financeiro.
Quais são as contas a pagar?
Afinal, quais são as contas a pagar? Em geral, são todas as obrigações financeiras que uma empresa tem com terceiros. Ou seja, os gastos que ela precisa realizar para manter o seu funcionamento.
Elas podem ser divididas em dois tipos: fixas e variáveis:
- Contas a pagar fixas: são aquelas que têm valor e data definidos, como aluguel, salários, impostos, água, luz, internet, etc.
- Contas a pagar variáveis: são aquelas que dependem do volume ou da frequência dos serviços prestados, como materiais, combustível, hospedagem, passagens, etc.
Logo, para fazer um controle de contas a pagar eficaz, é fundamental que o prestador de serviços conheça bem quais são as suas despesas fixas e variáveis.
Dessa maneira, você pode planejar o seu fluxo de caixa e evitar surpresas desagradáveis.
Aprenda a calcular os custos da sua empresa:
5 passos para fazer o controle de contas a pagar
Agora que você já sabe o que são as contas a pagar e por que são importantes, vamos te mostrar 5 passos simples que você pode seguir para fazer o seu controle financeiro.
1. Registre todas as contas e movimentações
O primeiro passo é registrar todas as suas contas a pagar e as movimentações financeiras da sua empresa.
Para isso, você pode usar uma ferramenta financeira, uma planilha ou um sistema automatizado.
O importante é que você tenha um histórico completo e atualizado de todas as suas entradas e saídas de dinheiro.
Esse registro pode ser diário ou semanal, mas deve ser preciso e conter todas as informações para nada passar despercebido.
2. Separe seus gastos pessoais e empresariais
O segundo passo é separar os seus gastos pessoais dos empresariais.
Muitos prestadores de serviços cometem o erro de misturar as duas coisas, o que pode gerar confusão e prejuízo no fim do mês.
Pensando nisso, é recomendável que você tenha uma conta bancária exclusiva para a sua empresa e que estabeleça um pró-labore fixo para você mesmo.
Lembre-se de que seu negócio, independente do setor de atuação, precisa de investimento para continuar crescendo. Sendo assim, um percentual do que você ganha deve ser separado!
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3. Tenha controle sobre seu fluxo de caixa
Agora que você já registra todas as suas movimentações e separa seus gastos, é necessário ter controle sobre o seu fluxo de caixa.
O fluxo de caixa nada mais é do que a movimentação de dinheiro que entra e sai da sua empresa em um determinado período.
Para isso, você deve fazer um acompanhamento diário, semanal e mensal das suas receitas e despesas, verificando se há saldo positivo ou negativo.
Assim, você pode prever possíveis faltas ou sobras de dinheiro e planejar melhor os seus pagamentos.
Quer saber como fazer um fluxo de caixa excelente? Veja o artigo abaixo:
4. Priorize os pagamentos mais importantes
O quarto passo é priorizar os pagamentos mais importantes, ou seja, aqueles que têm maior impacto na sua empresa.
Por exemplo, você deve dar preferência para as contas com juros altos, multas por atraso ou que podem comprometer o seu relacionamento com os fornecedores.
Ademais, reserve uma parte do seu faturamento para pagar os impostos e as obrigações tributárias.
5. Invista em um BPO Financeiro
Por fim, você já ouviu falar no BPO Financeiro? É o serviço de terceirização dos processos financeiros da sua empresa.
Ao contratar um BPO Financeiro, você conta com uma equipe de profissionais especializados que cuidam de todas as suas contas a pagar.
Assim, você ganha tempo, tranquilidade e segurança para focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
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